Automatisierungen und KI-Agenten, die deine Büroarbeit
für dich erledigen.
Durch unsere Automatisierungen und KI-Agenten sparen handwerkliche Betriebe im Schnitt 10+ Stunden manueller Büroarbeit pro Woche.
Warum manuelle
Büroarbeit automatisiert
werden muss.
Während du an den Aufträgen deiner Kunden dran bist, passiert in deinem Büro nicht viel. Die ganze Büroarbeit erledigst du nach der Arbeit, wenn du eigentlich lieber Feierabend machen würdest, oder deine Bürokraft kommt nicht mehr nach, weil sie alles aus Excel-Listen und handnotierten Zetteln zusammentragen muss. Ein System, das am Anfang noch funktioniert hat, ist heute dein grösstes Hindernis.
Genau dieses System ist dafür verantwortlich, dass du keine neuen Aufträge mehr annehmen kannst und viel Zeit mit Büroarbeit verschwendest. Einfach, weil keine Struktur oder Automatisierung vorhanden ist, die das alles für dich erledigt, während du an Projekten arbeitest.
Jeder zusätzliche Auftrag bringt mehr Zettel, mehr Excel-Zeilen und mehr Nachfassen, aber nicht automatisch mehr Gewinn. Du arbeitest mehr, ohne dass am Ende mehr für dich, deine Familie oder deinen Betrieb übrig bleibt. Und das Paradoxe daran: Je besser dein Betrieb läuft, desto stärker bremst dich genau dieses System aus.
Rapport
Baustelle Meier, Mo 14:00
Rechnungen_2026.xlsx
47 Zeilen, keiner blickt durch
Foto und Standort Baustelle
Rechnung schreiben!
Klebt seit Dienstag am Bildschirm
22:14 Uhr
Noch im Büro, alle anderen zuhause
3 verpasste Anrufe
Herr Müller, Rückruf ausstehend
Material bestellen!!
Dringend, bis Freitag
Das Problem ist nicht dein Fleiss. Es ist dein System.
Der gesamte administrative Bereich deines Betriebs ist weder strukturiert noch systematisiert. Alles hängt an Personen, Zetteln und einzelnen Excel-Listen, statt an einem klaren, durchgängigen Prozess. Solange jede Info von Hand übertragen, sortiert und nachgetragen werden muss, wächst dein Büroaufwand 1:1 mit jedem neuen Auftrag, ganz egal, wie fleissig du abends noch „aufräumst".
Alles hängt an Personen
Wissen steckt im Kopf einzelner Mitarbeiter. Fällt jemand aus oder wechselt, geht Struktur verloren.
Alles hängt an Zetteln
Rapporte, Notizen, Lieferscheine: Infos gehen unter, werden doppelt erfasst oder gar nicht.
Aufwand wächst mit jedem Auftrag
Mehr Aufträge heissen mehr Handarbeit im Büro, nicht weniger. Das System skaliert nicht mit.
Die Folge: Du arbeitest viel, aber Gewinn, Zeit für weitere Aufträge und Zeit mit deiner Familie bleiben auf dem Schreibtisch liegen.
In 5 Schritten zum automatisierten Backoffice
Kein fixfertiges Tool von der Stange, sondern ein System, das zu deinem Betrieb passt und sich in deine bestehenden Abläufe einfügt.
Analyse des Admin-Aufwands
Wir erfassen gemeinsam, wo aktuell Zeit verbrennt (Rapporte, Offerten, Rechnungen, Telefon, Nachfassen) und wie viele Stunden pro Woche dich das kostet.
Planung deines Automatisierungs-Systems
Auf Basis der Analyse planen wir ein System, das sich nahtlos in deine bestehenden Programme und Abläufe einfügt und genau diese Zeitfresser eliminiert.
Umsetzung & Test (offline)
Wir richten die Automatisierungen und digitalen Agenten ein und testen sie zunächst im Hintergrund, bevor sie in dein Tagesgeschäft gehen. So läuft ab Tag 1 alles zuverlässig.
Implementierung ins Daily Business
Die getesteten Automatisierungen werden in deinen Alltag integriert. Du und dein Team erhaltet einfache, verständliche Anleitungen für die wenigen manuellen Schritte, die noch nötig sind.
Wartung & laufende Optimierung
Wir überwachen das System, erstellen regelmässige Reports und passen Automatisierungen sowie Agenten bei Bedarf an, damit deine Zeitersparnis stabil bleibt oder weiter steigt, auch wenn dein Betrieb wächst.
Was dein aktuelles System dich wirklich kostet.
Trag deine Zahlen ein und sieh in Echtzeit, wie viel Zeit und Geld realistisch drinliegen.
Wie viel sich davon wirklich automatisieren lässt, weisst du vorab kaum. Diese Werte basieren auf Erfahrung aus ähnlichen Betrieben, dein genaues Potenzial klären wir in der Analyse.
Deine mögliche Ersparnis
CHF 24'840.-
pro Jahr
6.0 Std.
gesparte Zeit pro Woche
34.5 Tage
gesparte Arbeitstage pro Jahr
Hinter der Welle.
Swellsystems hilft Unternehmen dabei, Aufwand zu automatisieren, der eigentlich niemand von Hand erledigen sollte.
Calvin Heim
Gründer & Automation Engineer
Über mich
Ich baue automatisierte Systeme für Unternehmen, ursprünglich für die Kundengewinnung von B2B-Firmen: Workflows, digitale Agenten und Datenflüsse, die zuverlässig im Hintergrund laufen.
Bei Gesprächen mit Handwerksbetrieben fiel mir dasselbe Muster auf, das ich auch aus dem B2B-Vertrieb kenne: enorm viel Fleiss, aber kein System dahinter. Alles läuft über Zettel, Excel und den Kopf einzelner Mitarbeiter.
Genau da setze ich an: nicht mit einer neuen, komplizierten Software, sondern mit einem System, das sich in das einfügt, was du schon hast, und dir jede Woche Stunden zurückgibt.
Passt sich an dich an
Kein 0815-Tool von der Stange. Das System wird um deine bestehenden Abläufe herum gebaut, nicht umgekehrt.
Getestet, bevor es live geht
Alles läuft zuerst offline im Hintergrund. Erst wenn es zuverlässig funktioniert, geht es in dein Tagesgeschäft.
Läuft weiter, auch wenn du wächst
Laufende Wartung und Optimierung sorgen dafür, dass deine Zeitersparnis stabil bleibt oder weiter steigt.
Häufige Fragen
Alles, was du wissen möchtest, bevor du dich meldest.
Muss ich meine bestehende Software wechseln?
Nein. Das System wird so gebaut, dass es sich in deine bestehenden Programme einfügt, egal ob Excel, Bexio, Abacus oder ein anderes Tool. Wir ersetzen nicht, wir automatisieren das, was heute von Hand passiert.
Was, wenn mein Team nicht technikaffin ist?
Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Deshalb testen wir alles zuerst offline im Hintergrund, bevor irgendetwas live geht. Du und dein Team erhaltet danach einfache, verständliche Anleitungen für die wenigen Schritte, die noch manuell bleiben.
Wie schnell sehe ich Resultate?
Das hängt davon ab, wie viel administrativer Aufwand aktuell bei dir anfällt. Nach der Analyse in Schritt 1 weisst du konkret, wie viele Stunden realistisch eingespart werden können und wie lange die Umsetzung dauert, bevor überhaupt etwas gebaut wird.
Was kostet die Zusammenarbeit?
Das hängt vom Umfang deines administrativen Aufwands und der Grösse deines Betriebs ab, daher gibt es keinen Einheitspreis. Die erste Analyse ist unverbindlich. Erst danach bekommst du ein klares Angebot, ohne versteckte Kosten.
Für welche Gewerke eignet sich das?
Grundsätzlich für jeden Handwerksbetrieb mit viel administrativem Aufwand neben der eigentlichen Arbeit, zum Beispiel Elektro, Sanitär, Schreinerei, Maler, Gartenbau oder Bau. Wichtig ist nur, dass es wiederkehrende Abläufe wie Rapporte, Offerten oder Rechnungen gibt, die wir automatisieren können.
Ersetzt das meine Bürokraft oder Buchhaltung?
Nein, es entlastet sie. Das System übernimmt die repetitive Fleissarbeit: Übertragen, Sortieren, Nachtragen. So bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Bereit, deinen Admin-Aufwand loszuwerden?
Wenn du deinen Betrieb endlich vom Büro-Chaos befreien willst, damit du stabil wachsen kannst und wieder mehr Zeit für Aufträge und deine Familie hast, statt abends Rechnungen zu schreiben und Excel-Listen zu pflegen, dann melde dich. Wir schauen uns gemeinsam deine aktuelle Situation an und prüfen, ob und wie wir deinen administrativen Aufwand um mehrere Stunden pro Woche senken können.
Keine Verpflichtung. Kein Pitch. Nur ein ehrliches Gespräch.