Kundendaten und KI: Was Schweizer KMU täglich riskieren

von Calvin Heim, Founder Swellsystems — LinkedIn

"Ich gebe keine Kundendaten in KI-Tools ein. Ich schreibe damit nur Texte."

Das glauben viele. Sie liegen fast immer falsch.

Personendaten nach nDSG sind alle Angaben, die auf eine natürliche Person schliessen lassen. Das nDSG ist das revidierte Datenschutzgesetz der Schweiz, in Kraft seit September 2023. Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsnummer zusammen mit einem Firmennamen: Der Begriff umfasst weit mehr als eine exportierte Kundenliste.

Fast jeder Schweizer Betrieb verarbeitet täglich Kundendaten in KI-Tools. Nicht absichtlich, nicht aus Fahrlässigkeit. Die meisten wissen es schlicht nicht.

Warum klingt das so plausibel?

Die Vorstellung von "Kundendaten" ist historisch geprägt. Zwanzig Jahre lang hiessen Kundendaten: eine Dateiliste, ein Adressexport, eine Tabelle mit Spalten. Etwas, das man schützt, indem man es nicht herausgibt.

KI-Tools fühlen sich anders an. Man tippt einen Satz ein, bekommt einen Text zurück. Das fühlt sich nicht wie eine Datenweitergabe an. Es fühlt sich an wie eine sehr gute Suchmaschine.

Ausserdem tun viele Mitarbeitende schon das Richtige. Sie ersetzen Kundennamen durch "Herr M." oder "die Kundin". Dieser Instinkt zeigt in die richtige Richtung. Das Problem: Weitere Angaben im selben Prompt reichen oft trotzdem zur Identifikation. Rechnungsnummer plus Ortschaft plus offener Betrag, und die Person ist identifizierbar.

Was am Irrglaube stimmt: Es gibt echte KI-Nutzung ohne Personendaten. Wer interne Vorlagen schreibt, Stellenbeschreibungen entwirft oder Rechtschreibung prüft, ohne auch nur eine Adresse zu erwähnen, ist im grünen Bereich. Diese Situationen sind nur seltener als man denkt.

Wo bricht der Irrglaube?

Wann werden Texte zu Kundendaten?

Beim KI-Datenschutz ist ein Treuhandbüro in der Schweiz nicht anders gestellt als ein Handwerksbetrieb oder eine Agentur. Stellen Sie sich einen Dienstagmorgen vor. Eine Sachbearbeiterin öffnet ChatGPT und tippt: "Bitte schreib mir eine freundliche Zahlungserinnerung. Empfänger: Müller GmbH, Luzern. Rechnungsnummer 2026-047. Offener Betrag CHF 350. Zahlungsziel war der 15. September."

Drei Sekunden später hat sie einen guten Text.

Und sie hat gerade Personendaten verarbeitet: Firmenname, Rechnungsbezug, Ort, Betrag. Das reicht zusammen, um eine Person oder eine ihr nahestehende juristische Person zu identifizieren. Das nDSG nennt das eine Datenbearbeitung durch einen Auftragsbearbeiter. Dafür braucht man einen Auftragsbearbeitungsvertrag, kurz AVV.

Dasselbe gilt für eine Kunden-E-Mail mit Namen und Projektbeschreibung, für einen Angebots-Entwurf mit Firmenangaben, für ein Sitzungsprotokoll mit Teilnehmernamen. Typische Alltags-Texte, typische Personendaten.

Was sagt das nDSG zur KI-Nutzung?

Das nDSG unterscheidet nicht zwischen Formular und KI-Prompt. Was zählt: Werden Personendaten an Dritte weitergegeben? OpenAI ist Dritter. Also brauchen Sie einen AVV.

Das Problem ist nicht KI als solche. Es ist die Version.

Quelle: OpenAI Data Processing Agreement, September 2026

In Free und Plus gibt es keinen AVV. Wer ChatGPT ohne AVV für Kundendaten nutzt, verletzt in der Schweiz das nDSG. Die mögliche Busse bei vorsätzlicher Verletzung beträgt bis zu CHF 250'000, persönlich für die verantwortliche Person im Betrieb, nicht als Firma.

Viele Artikel raten sofort zur Enterprise-Version. Das ist für die meisten Schweizer KMU übertrieben. Der Team-Plan reicht für normale Personendaten, wenn Sie wissen, was Sie damit tun dürfen.

Was ist Schatten-KI, und warum ist sie das eigentliche Risiko?

Schatten-KI (englisch: Shadow AI) entsteht, wenn Mitarbeitende KI-Tools nutzen, die der Betrieb nicht kennt, nicht geprüft und nicht genehmigt hat. ChatGPT Free öffnet sich im Browser ohne Unternehmens-Login. Mitarbeitende nutzen, was sofort hilft. Das ist kein Versagen, sondern normales menschliches Verhalten.

Eine Studie von Deloitte Schweiz aus August 2026 hat gemessen: 49 Prozent der befragten Mitarbeitenden erlebten in drei Monaten einen ernsthaften Sicherheitsvorfall. Gleichzeitig schätzten nur 22 Prozent ihr Cyberrisiko als hoch ein. Diese Lücke zeigt: Fehlende Regeln schaffen blinde Flecken.

Eine Erhebung der Hochschule für Wirtschaft Zürich von 2025 hat gezeigt: 38 Prozent der befragten Schweizer KMU hatten generative KI eingeführt. Die meisten hatten noch keine klaren Nutzungsregeln. Fast alle wünschten sich welche.

KI im Schweizer KMU ist kein Datenschutz-Problem, wenn man weiss, was man tut. Es wird eines, wenn man es nicht weiss.

Was stimmt stattdessen?

Datenschutzkonforme KI-Nutzung ist möglich. Sie braucht drei Dinge.

Erstens: die richtige Version. ChatGPT Team oder Enterprise enthält einen AVV. OpenAI verpflichtet sich darin, Eingaben nicht für das Training zu verwenden. Das ist der Mindeststandard für Personendaten normaler Schutzstufe.

Zweitens: den richtigen Vertrag. Ein AVV regelt, was der KI-Anbieter mit Ihren Daten darf und was nicht. Ohne ihn haben Sie keine vertragliche Absicherung. Einen Team-Plan kaufen und davon ausgehen, dass alles in Ordnung ist, reicht nicht.

Drittens: eine interne Regel. Eine Seite für Ihr Team: Welche KI-Tools sind genehmigt? Was darf in den Prompt, was nicht? Nicht ein juristisches Dokument. Eines, das verstanden wird.

Wo besonders schutzbedürftige Daten anfallen, z.B. Gesundheitsangaben oder Bankdaten, reicht auch der Team-Plan nicht. Dort sind Schweizer oder EU-gehostete Lösungen nötig. Die meisten KMU-Alltagsprozesse fallen nicht darunter.

Eine orientierende Übersicht:

Welche Prozesse in Ihrem Betrieb überhaupt für die KI-Unterstützung in Frage kommen, beschreibt der Artikel Prozessautomatisierung im Schweizer KMU.

Was können Sie diese Woche tun?

Nehmen Sie sich zwanzig Minuten. Notieren Sie drei Situationen aus dem letzten Monat, in denen Sie oder Ihr Team ein KI-Tool verwendet haben.

Schreiben Sie auf, was im Prompt stand. So genau, wie Sie sich erinnern.

Prüfen Sie dann drei Fragen:

• War dort ein Kundenname oder ein Firmenname?
• War dort eine Rechnungsnummer, ein Betrag oder eine Adresse?
• War dort ein Projektname, der einer bestimmten Person zuordbar ist?

Wenn Sie eine Frage mit Ja beantworten: Sie haben Personendaten verarbeitet. Prüfen Sie, welche KI-Version verwendet wurde. Gibt es dafür einen AVV?

Diese Bestandsaufnahme macht aus einem abstrakten Risiko eine konkrete Entscheidungsgrundlage. Wer weiss, was ins KI-Tool fliesst, kann gezielt handeln.

Wenn Sie das nicht selbst regeln wollen

Nicht jeder Betrieb hat jemanden, der nDSG, AVV und KI-Nutzungsregeln kennt. Das ist normal, besonders bei KMU mit 5 bis 20 Mitarbeitenden, wo keine eigene IT-Abteilung vorhanden ist.

Swellsystems hilft Schweizer KMU dabei, KI-gestützte Arbeitsprozesse datenschutzkonform aufzusetzen. In der Praxis heisst das: herausfinden, welche Prozesse heute KI-Tools nutzen. Die passende Version und den richtigen Vertrag klären. Eine verständliche interne Regel aufschreiben.

Nicht jeder Betrieb braucht das. Wenn Ihr Team selten mit Kundendaten in KI-Prompts arbeitet und Sie bereits einen Team-Plan mit AVV nutzen, ist das Risiko überschaubar. Eine eigene kurze Regel reicht dann.

Wenn Sie hingegen täglich KI-Tools für Kundenkorrespondenz, Offerten oder Kreditoren einsetzen und noch keine Abklärungen gemacht haben, ist ein kurzes Gespräch sinnvoll. Ohne Druck, ohne Buchungslink. swellsystems.ch oder auf LinkedIn.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine juristische Beratung. Für eine rechtliche Einschätzung Ihrer konkreten Situation wenden Sie sich an eine Anwältin oder einen Anwalt.

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Häufige Fragen zu Kundendaten und KI-Tools

Sind Kundendaten in ChatGPT in der Schweiz erlaubt?

Das kommt auf die Version an. In ChatGPT Free und Plus gibt es keinen Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV). Ohne AVV ist die Eingabe von Kundendaten eine Verletzung des nDSG, sobald ein Name oder eine andere identifizierende Angabe enthalten ist. In ChatGPT Team und Enterprise ist ein AVV verfügbar. Damit ist die Eingabe rechtskonform, solange keine besonders schutzbedürftigen Daten wie Gesundheits- oder Bankdaten verarbeitet werden.

Ab wann brauche ich einen Auftragsbearbeitungsvertrag für ChatGPT?

Sobald Sie Personendaten an einen Drittanbieter weitergeben, verlangt das nDSG einen Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV). Das gilt ab dem ersten Prompt, der einen Kundennamen enthält. Das revDSG kennt keine Grössenklausel für Kleinbetriebe in der Schweiz, die KI-Tools nutzen: Auch ein Einzelunternehmen braucht diesen Vertrag, sobald Personendaten ins Tool fliessen.

Was ist Schatten-KI, und wie erkenne ich sie im KMU?

Schatten-KI KMU Schweiz entsteht, wenn Mitarbeitende KI-Tools nutzen, die der Betrieb nicht genehmigt hat. Man erkennt sie daran, dass jede Person ihren eigenen privaten Account bei einem KI-Dienst nutzt, ohne dass eine Unternehmenslizenz vorhanden ist. Ein kurzes Gespräch im nächsten Teammeeting schafft in den meisten KMU sofort Klarheit: Wer nutzt welches Tool für was?

Kann ich ChatGPT Free für interne Texte ohne Kundendaten nutzen?

Ja. Wer Texte ohne personenbezogene Inhalte erstellt, also interne Agenden, allgemeine Vorlagen oder Rechtschreibkorrekturen ohne Kundennamen, hat kein nDSG-Problem. Die Frage ist, ob das im Alltag konsequent so umgesetzt wird. Sobald ein Mitarbeitender einmal einen Kundennamen eingibt, ändert sich die rechtliche Lage sofort.

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Externe Quellen:

• Deloitte Schweiz: "Unterschätzt, ungeschützt, unterversichert: KMU-Cyberrisiken in der Schweiz", August 2026 (zitiert nach linth24.ch, 24. August 2026)
• Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ): Studie zur KI-Nutzung in Schweizer KMU, Februar 2025, n=123 KMU
• OpenAI Data Processing Agreement: openai.com/policies/data-processing-addendum
• Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB): edoeb.admin.ch

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