14.10.20267 Min. LesezeitKaufentscheid und Kosten

Automatisierung selber bauen oder einkaufen: Wann sich was lohnt

Calvin Heim

Automatisierung selber bauen heisst, einen Prozess mit Werkzeugen wie Make, Zapier oder n8n ohne externes Honorar einzurichten. Das klingt nach der günstigeren Variante. Oft stimmt das auch. Aber oft genug kostet es mehr, als es spart.

Der Irrglaube: Automatisierung selber bauen im KMU ist immer günstiger, weil kein Honorar anfällt. Was dabei fehlt: die Rechnung für die Stunden, die du als Inhaber in etwas steckst, das nicht dein Kerngeschäft ist. Die Frage ist nicht, ob du es kannst. Die Frage ist, ob du es sollst.

Warum klingt "selber bauen" so überzeugend?

Der Gedanke ist nachvollziehbar. Du kennst deinen Betrieb besser als jeder Externe. Du weisst, wo es klemmt. Die Werkzeuge sind günstig, manche sogar kostenlos. YouTube-Anleitungen gibt es zu jedem Thema. Und du sparst dir das Honorar, das schnell bei mehreren tausend Franken liegt.

Dazu kommt ein berechtigtes Misstrauen. Du hast vielleicht schon erlebt, wie ein externer Berater drei Wochen gebraucht hat, um zu verstehen, was du in zehn Minuten erklären kannst. Danach war die Lösung teuer und hat trotzdem nicht gepasst.

Das ist kein Irrglaube ohne Grund. Bei einfachen Abläufen stimmt die Rechnung sogar. Das Problem beginnt dort, wo sie aufhört zu stimmen.

Wo geht die Rechnung nicht mehr auf?

Drei Situationen, in denen selber Bauen teurer wird als Einkaufen. Nicht weil das Werkzeug versagt, sondern weil die versteckten Kosten grösser sind als das gesparte Honorar.

Deine Stunden kosten mehr, als du rechnest

Gartner prognostiziert, dass bis Ende 2027 über 40 Prozent der Projekte mit KI-Agenten eingestellt werden. Als Gründe nennt Gartner steigende Kosten, unklaren Geschäftswert und fehlende Risikokontrollen (Netzwoche, 30.06.2025). Im KMU sieht unterschätzter Aufwand oft so aus: die Inhaberin sitzt drei Abende an einem Workflow, der dann bei der fünften Rechnung abbricht, und niemand weiss warum.

Die Stunden, die du dort verbringst, fehlen anderswo. Du akquirierst nicht, du lieferst nicht, du führst nicht. Wenn du als Inhaberin CHF 150 pro Stunde in Rechnung stellst und 20 Stunden an einem Automatisierungsprojekt sitzt, sind das CHF 3'000 an entgangener Wertschöpfung. Für ein Honorar in derselben Grössenordnung hättest du eine fertige Lösung, und die 20 Stunden wären ins Kerngeschäft geflossen.

Das ist keine theoretische Buchhaltung. Wer Prozesse automatisieren will und 10 Mitarbeiter hat, steht vor dem gleichen Engpass. Die Inhaberin ist gleichzeitig Verkäuferin, Projektleiterin und Personalchefin. Jede Stunde, die sie in ein Werkzeug steckt, das sie nicht kennt, fehlt dreifach.

Der zweite Prozess wird nicht einfacher

Der erste Workflow gelingt meistens. Terminbestätigung per Mail, Kontakt ins CRM, Offerte als PDF. Das ist an einem Nachmittag gebaut. Aber der zweite Prozess hat Ausnahmen. Und der dritte braucht Daten aus einem System, das keine offene Verbindung hat.

Laut der Studie KMU Digital Pulse 2026 (localsearch und Hochschule Luzern, n=504, Mai 2026) sehen 44 Prozent der befragten Marketingverantwortlichen in Schweizer KMU keinen klaren Nutzen oder Bedarf für KI im eigenen Unternehmen. Ich lese darin oft kein Desinteresse, sondern die Erfahrung, dass der erste Versuch funktioniert hat und der zweite im Sand verlaufen ist.

Hier zeigt sich ein Muster. Der erste Ablauf folgt klaren Regeln, hat keine Sonderfälle und berührt nur ein System. Alles darüber hinaus braucht jemanden, der solche Verbindungen schon einmal gebaut hat. Nicht weil die Werkzeuge schwierig sind, sondern weil die Fehlersuche es ist.

Niemand wartet es

Ein Workflow, den du an einem Samstag gebaut hast, läuft. Bis sich etwas ändert. Ein Feld im Formular wird umbenannt. Die Buchhaltungssoftware bekommt ein Update. Der Ablauf bricht still ab, niemand merkt es, und drei Wochen später fehlen Rechnungen.

Das ist kein theoretisches Problem. Es ist der häufigste Grund, warum Automationen nach wenigen Wochen aufhören zu funktionieren. Nicht weil sie schlecht gebaut sind, sondern weil niemand zuständig ist, wenn etwas kippt. Wer den Ablauf gebaut hat, muss auch wissen, wo er nachschauen soll. Ohne diese Zuständigkeit ist jede Automation ein Verfallsprodukt.

Das Problem verschärft sich, wenn die Person ausfällt, die den Ablauf kennt. In einem Betrieb mit 10 Leuten ist das keine Ausnahme, sondern eine Frage der Zeit.

Wann passt welcher Weg?

Die Entscheidung ist kein Glaubenssatz. Sie hängt von drei Dingen ab: wie viele Systeme beteiligt sind, wie oft sich der Prozess ändert und ob jemand im Team die Wartung übernehmen kann.

Situation	Selber bauen	Einkaufen
Ein System, ein Ablauf, keine Ausnahmen	Ja. Nachmittagsprojekt.	Nein. Overkill.
Zwei bis drei Systeme, klare Regeln	Möglich, wenn jemand im Team es betreuen will	Sinnvoll, wenn die Inhaberin keine Zeit hat
Daten aus Buchhaltung, CRM und Kalendern verknüpft	Riskant ohne Erfahrung	Ja. Das ist der Punkt, an dem Erfahrung den Unterschied macht
Kundendaten betroffen (nDSG relevant)	Nur mit juristischer Prüfung	Anbieter muss nDSG-Erfahrung mitbringen
KMU ohne IT-Abteilung, Prozesse automatisieren	Erster Ablauf ja, danach Grenzen	Ab dem zweiten Prozess sinnvoll
Treuhand automatisieren: Mandatseröffnung	Terminmail ja, Buchhaltungsanbindung nein	Ja, wegen Systemkomplexität

Die ehrliche Antwort: die meisten KMU brauchen für den ersten Prozess niemanden von aussen. Für den dritten oder vierten schon.

Wer etwa im Treuhand automatisieren will, steht schnell vor dieser Grenze. Ein Treuhandbüro, das seine Mandatseröffnung beschleunigen will, merkt es beim zweiten Schritt. Die Terminbestätigung per Mail ist ein Nachmittagsprojekt. Aber die automatische Anlage im Buchhaltungssystem, inklusive Kontenplan und Vollmachtenbrief, braucht jemanden, der die Verbindung zwischen Kalender, CRM und Buchhaltungssoftware schon einmal zum Laufen gebracht hat.

Wer Kundendaten durch solche Abläufe schickt, muss zusätzlich klären, ob das nDSG (neues Datenschutzgesetz) einen Auftragsbearbeitungsvertrag verlangt. Ein weiterer Grund, warum Erfahrung ab einem bestimmten Punkt günstiger ist als Lernzeit.

Was du diese Woche tun kannst

Nimm dir 10 Minuten und beantworte drei Fragen für den Prozess, der dich am meisten nervt:

Wie viele Systeme sind beteiligt? Eines, zwei, mehr?
Wer würde es reparieren, wenn es in drei Monaten nicht mehr läuft?
Fliessen Kundendaten durch den Ablauf?

Wenn die Antwort auf Frage 1 "eines" ist, Frage 2 einen Namen hat und Frage 3 "nein" lautet: bau es selber. Make, Zapier oder n8n reichen auch im KMU ohne grosse Vorkenntnisse. Die Grundversion kostet wenig oder nichts, und du hast an einem Nachmittag ein Ergebnis.

Wenn bei einer der drei Fragen die Antwort anders ausfällt, lohnt sich ein Gespräch, bevor du anfängst zu bauen. Welche Prozesse sich grundsätzlich lohnen, habe ich in einem früheren Artikel beschrieben.

Wenn du es nicht selber bauen willst

Ich baue solche Abläufe für Schweizer KMU und Agenturen. Nicht als Dauermandat, sondern als Projekt: Prozess aufnehmen, Ablauf bauen, Wartung übergeben oder übernehmen.

Das passt, wenn du ein KMU ohne IT-Abteilung führst, 5 bis 50 Leute hast und einen konkreten Prozess im Kopf hast, der dich jede Woche Zeit kostet.

Das passt nicht, wenn du ein einzelnes Formular automatisieren willst (dafür brauchst du mich nicht) oder wenn du zuerst eine Strategieberatung suchst (das mache ich nicht).

Der Einstieg ist ein kurzes Gespräch, in dem ich mit dir kläre, ob dein Prozess ein DIY-Fall ist oder nicht. Kein Pitch, keine Präsentation. Wenn selber Bauen die bessere Antwort ist, sage ich dir das.

swellsystems.ch oder direkt auf LinkedIn.

Häufige Fragen

Kann ein KMU Automatisierung selber bauen oder braucht es eine Agentur?

Ja, bei einfachen Abläufen mit einem System und klaren Regeln. Werkzeuge wie Make oder Zapier brauchen keine Programmierkenntnisse. Schwierig wird es, sobald mehrere Systeme zusammenspielen oder Kundendaten fliessen. Dann steigt der Aufwand schneller, als die meisten einplanen.

Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt im KMU?

Die Dauer eines Automatisierungsprojekts im KMU hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Ablauf mit einem System steht an einem Nachmittag. Zwei bis drei verknüpfte Prozesse brauchen erfahrungsgemäss zwei bis vier Wochen, davon die Hälfte für Aufnahme und Test. Projekte, die "mal eben drei Monate" dauern, haben meistens kein klares Ziel gehabt.

Woran erkenne ich eine gute Automatisierungsagentur?

Drei Zeichen: Sie fragt zuerst nach dem Prozess, nicht nach dem Werkzeug. Sie nennt dir einen Preis, bevor sie anfängt. Und sie erklärt dir, wer den Ablauf wartet, wenn das Projekt vorbei ist. Wenn stattdessen das erste Gespräch ein Werkzeug-Vortrag ist, bist du an der falschen Adresse.

Automatisierung selber bauen im KMU: Was ist günstiger?

Selber bauen spart Honorar, kostet aber Inhaberzeit. Bei einem einfachen Ablauf mit einem System ist DIY fast immer günstiger. Sobald mehrere Systeme, Ausnahmen oder Kundendaten ins Spiel kommen, wird Einkaufen günstiger, weil die versteckten Stunden der Inhaberin teurer sind als das Honorar.

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Calvin Heim ist Gründer von Swellsystems und baut Prozessautomationen für Schweizer KMU und Agenturen. Er schreibt auf LinkedIn über operative Abläufe, die sich mit wenig Aufwand ordnen lassen.

Willst du wissen, welcher Ablauf bei dir zuerst dran wäre?

Im Erstgespräch gehen wir deinen Prozess Schritt für Schritt durch und du bekommst eine ehrliche Einschätzung. Auch dann, wenn sie lautet, dass sich eine Automatisierung bei dir nicht lohnt.

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